De ‘laatste loontjes’ wegen het zwaarst…

Deze maand worden de laatste salarisstroken van 2022 verwerkt. Dat vergt altijd extra aandacht en vaak meerdere pay runs in de meest drukke periode van het jaar. ‘The most wonderful time of the year…’ is daarom meestal niet van toepassing op payroll afdelingen en salarisadministrateurs.

2023 komt steeds dichterbij en het is belangrijk om diverse zaken met betrekking tot de salarisadministratie tijdig te regelen, zodat er eventueel in de laatste aangifte loonbelasting nog correcties doorgevoerd kunnen worden. Om de afsluiting van 2022 goed te laten verlopen en het nieuwe jaar goed op te kunnen starten hebben wij hieronder zes belangrijke punten voor de salaris- en HRM-administratie opgesteld.

Salarisadministratie 2022 afsluiten & 2023 voorbereiden

Controleer voordat u de laatste loonstroken aan de werknemers verstrekt, de volgende punten:

• Sluit de pay run december wel af en controleer de Jaaropgaven

Check in de Jaaropgaven bijvoorbeeld of grote verschillen in loon in vergelijking met de ingehouden loonbelasting. Weet u hoe de loonbelasting berekend wordt, check dan of de ingehouden loonbelasting op jaarbasis klopt op basis van het belastbare jaarloon. En controleer of de sociale premies correct berekend zijn op basis van de grondslagen op jaarbasis.

Eventuele onjuistheden zijn vaak snel terug te vinden in de Loonstaat, waarin u per werknemer voor elke verloning een aparte regel kan terugvinden.

• Controleer de Verzamelloonstaat

Check de Verzamelloonstaat op missende uitdiensttredingsdata en/of onvolledige ID-nummers. Controleer ook of er geen negatieve bedragen in de Verzamelloonstaat staan, dat kan soms voorkomen als er bruto inhoudingen hebben plaatsgevonden of als er correcties in de pensioenpremie hebben plaatsgevonden.

Verzamelloonstaten zullen namelijk door de Belastingdienst geweigerd kunnen worden als deze onvolledig zijn of negatieve bedragen bevatten.

• Controleer de ingediende aangiften

Check hierbij of het totaal van de ingediende aangiften tot en met november plus de nog in te dienen aangifte december, overeenkomt met de totalen zoals vermeld in de Verzamelloonstaat aan loon, loonbelasting en sociale premies.

• Laat iedereen voor 31 december zijn of haar verlof van 2022 in Celery indienen

Met als gevolg dat de verlofsaldi zoveel mogelijk bijgewerkt zijn voordat er op 31 december automatisch naar 2023 geswitched wordt. De Celery HRM-module bepaalt namelijk op die datum het verlofsaldo dat wordt meegenomen naar 2023. Eventuele niet verwerkte verlofaanvragen uit 2022 kunnen nog wel in 2023 verwerkt worden, maar zullen daarnaast tevens handmatig aangepast moeten worden in het verlof beginsaldo 1 januari 2023.

• Jaarwerk 2022 tijdig indienen

Vergeet begin januari 2023 niet de Verzamelloonstaat tijdig in te dienen, zodoende voorkomt u boetes. En wacht ook niet op de laatste dag, want als een Verzamelloonstaat om de een of andere reden niet wordt geaccepteerd moet u tijd hebben om de nodige aanpassing te maken.

Meestal is de deadline om de Verzamelloonstaat in te dienen 31 januari van het nieuwe jaar maar dat kan soms afwijken. Check welke deadline voor u van toepassing is.

• Verwerk tijdig wijzigingen in 2023

Denk daarbij aan gewijzigde pensioenpremie bedragen. Of zijn door een salaris- en/of werkdagenwijziging bepaalde sociale premies wel of juist niet van toepassing geworden? Vaak dienen die premies dan handmatig aan- of uitgezet te worden.

Sociale premie verschillen op jaarbasis

In Celery worden de meeste sociale premies waarin op jaarbasis een maximum grondslag, een korting en/of een vrijstelling zit, in de december loonstrook automatisch op jaarbasis herberekend en afgerekend. Dat kan soms tot gevolg hebben dat werknemers in de december loonstrook nog wat sociale premies terugkrijgen, of (helaas) moeten bijbetalen.

Hoe kan dat dat werknemers sociale premies moeten bijbetalen? Soms zijn er premiekortingen op jaarbasis, of premievrijstellingen op basis van een bepaald jaarloon van toepassing. Dat jaarloon is vaak pas bekend na de december run, maar u moet er als salarisadministrateur al 11 maanden eerder maandelijks rekening mee houden. U, en ook Celery, zijn helaas niet helderziende dus het kan voorkomen dat er in de loop van het jaar kortingen en vrijstellingen toegepast zijn, die op basis van een bepaald jaarloon in de december run teruggeboekt worden. Met als gevolg een extra inhouding van sociale premies, en een lager nettoloon dan normaal.

Premies moeten bijbetalen is natuurlijk ‘niet leuk’ voor de werknemers, zeker niet in december. En u als salarisadministrateur zijnde, kan dat in goede banen leiden door bijvoorbeeld bepaalde vrijstellingen en/of kortingen bij deze werknemers gewoon niet toe te passen. Het is dan ook aan te raden dat soort instellingen te wijzigen voordat u aan de salarisadministratie van 2023 begint.

Tenslotte wenst Celery u een geweldig payroll jaar 2023!