Welke kosten kunt u zakelijk boeken?

Soms, ook al is er geen geld, is het toch verstandig bepaalde kosten zakelijk te boeken en zodoende een verrekenbaar verlies te creëren. Dat verlies zal dan met toekomstige winsten verrekend worden. Dit resulteert dus in een lagere belastingdruk.

Vaak is bij ondernemers niet bekend wat wel en niet als bedrijfskosten zakelijk geboekt mag worden. Hieronder vindt u een opsomming van een aantal fiscaal geaccepteerde zakelijke kosten, enkele tips en een overzicht van veel toegepaste fiscale bijtellingen.

Zakelijke bedrijfskosten:

Personeels- & salariskosten

Onder deze noemer vallen bruto salarissen, overwerk, bonussen, commissie e.d. Deze kosten betreffen uiteraard fiscaal aftrekbare kosten.

Voordat men begint met de oprichting van een vennootschap is het aan te raden eerst na te gaan of tegelijk wellicht een fiscale constructie met een ‘vrijgestelde vennootschap’ (VBV of NABV) opgezet dient te worden. In het kort: een VBV is vrijgesteld voor de winstbelasting en over opgenomen dividenden uit deze vennootschap is nagenoeg geen belasting verschuldigd.

Winstbelasting bedraagt momenteel (2014) 27,5%. Indien een constructie met een VBV is opgezet en de DGA (directeur-grootaandeelhouder) de hoogte van zijn loon dient te bepalen, zou om fiscaal maximaal van de VBV-structuur te profiteren, het belastbare loon niet hoger vastgesteld dienen te worden dan de 27% belastingschijf. In 2014 eindigt de 27% belastingschijf bij een belastbaar loon van ANG 61.400 op jaarbasis.

Belastbaar loon is iets anders dan brutoloon. Belastbaar loon betreft het brutoloon verhoogd met eventuele fiscale bijtellingen (bedrijfsauto, telefoon, vrij wonen, maaltijden etc.), echter verlaagd met de fiscale aftrekposten (rente van leningen en hypotheek e.d.). Indien er behoefte is aan een hoger loon dan de 27% belastingschijf, zou het meerdere via de VBV als dividend opgenomen kunnen worden. Jaarlijks achteraf dient hierover via de Aangifte Inkomstenbelasting ‘afgerekend’ te worden.

Bij salarissen hebben we te maken met Loonbelasting, premie AOV/AWW, BVZ, AVBZ en ZV en OV premie. Alleen de Loonbelasting dient in principe ingehouden worden. Genoemde sociale premies mag de vennootschap volledig voor haar rekening nemen. Zeker als DGA zijnde is het aan te raden dit zoveel mogelijk toe te passen. Waarom zou je als DGA zijnde immers zelf werknemerspremies betalen, als de onderneming deze voor haar rekening mag nemen? Men houdt op die manier namelijk van het brutoloon meer nettoloon over omdat er alleen maar Loonbelasting ingehouden wordt.

In de vennootschap kan een pensioen in eigen beheer opgezet worden. Een deel van de belastbare winst (soms zelfs de gehele winst), mag daarna als pensioenvoorziening gereserveerd worden. Dit veroorzaakt een lager (of geen) bedrag aan winst(belasting). Een actuaris dient de hoogte van deze voorziening te bepalen welke als basis het werkelijk genoten loon neemt. Ook fiscale bijtellingen kunnen meestal opgenomen worden in de pensioengrondslag. De hoogte van de voorziening is dus in principe zelf te bepalen. Een pensioenvoorziening in eigen beheer betreft een pensioenregeling waarbij de premie niet aan een pensioenverzekeraar wordt betaald, maar onder eigen beheer blijft. Er dienen echter wel fondsen gevormd te worden en rendementen behaald te worden om het pensioen later ook daadwerkelijk te kunnen uitbetalen.

Onder personeelskosten valt tevens de premie van de particuliere ziektekostenverzekering. Deze premie mag de onderneming fiscaal onbelast vergoeden of voor haar rekening nemen. Maar ook niet verzekerde of niet vergoedde ziektekosten en bijvoorbeeld het jaarlijkse eigen risico kunnen belastingvrij vergoed worden. Daarnaast vallen tevens kosten voor medicijnen, pijnstillers, pleisters, tandarts, brillen, lenzen en beugels onder de noemer onbelaste ziektekostenvergoeding. Bovenstaande geldt voor de directie, partner en kinderen maar ook voor andere werknemers van de vennootschap.

Daarnaast kunnen onder de noemer ‘kantinekosten’ ook boodschappen voor kantoor gedaan worden. Indien de vennootschap gratis maaltijden verstrekt, dient er voor een koude maaltijd ANG 2,50 en voor een warme maaltijd ANG 5,00 per maaltijd bij het belastbare loon geteld te worden (fiscale bijtelling maaltijden).

Verkoopkosten

Onder verkoopkosten vallen o.a. reclame-, representatie- en reis- & verblijfkosten.

Het is aan te raden op bonnetjes van zakelijke lunches en diners zoveel mogelijk de naam van de potentiële of bestaande cliënt of andere zakelijke relaties te noteren. Dergelijke kosten betreffen representatiekosten en zijn fiscaal aftrekbaar van de winst. Dergelijke kosten zijn overigens maar deels (80%) aftrekbaar van de winst omdat zij als een besparing op privé-kosten aangemerkt worden. Ondanks de beperkte aftrekbaarheid is het merendeel (80%) van de kosten dus wel aftrekbaar van de winst. Ook hiervoor geldt dat de fiscale bijtelling maaltijden toegepast dient te worden.

Indien er zakenreizen gemaakt worden, kunnen de reis- en verblijfkosten zakelijk geboekt worden. Zonder een zakelijk doel van de reis kan de reis door de de BAB als een privéreis beschouwd worden waardoor de aftrek als bedrijfskosten betwist zal kunnen worden. Indien het een zakelijke reis betreft, mogen alle kosten zoals tickets, restaurants, hotels, huurauto, benzinebonnen etc. aan de zaak gedeclareerd worden.

Autokosten

Autokosten worden in principe alleen geaccepteerd als het kosten van een bedrijfsauto betreffen. Dat kan een auto op naam van de zaak zijn maar bijvoorbeeld ook een huur- of leaseauto. Autokosten kunnen o.a. zijn brandstof, onderhoud en reparaties, wegenbelasting, parkeergeld, verzekering, autowasbeurten etc.

Indien kosten van een privéauto van een werknemer vergoed worden, betreft dat in principe een fiscaal belastbare vergoeding. In dergelijke gevallen zou de werknemer wel de zakelijke kilometers (niet zijnde woon-/werkverkeer) aan de werkgever mogen declareren. Daarbij is een vergoeding van ANG 0,35 per kilometer fiscaal onbelast. Indien er meer vergoed wordt, is alleen het meerdere fiscaal belast.

Algemene kosten

Onder algemene kosten vallen o.a. kantoorkosten, porti- en verzendkosten, teerkosten, kosten automatisering, drukwerk, telefoonkosten, administratie- en advieskosten, internetkosten, contributies en abonnementen, vakliteratuur, kleine aanschaffingen etc.

Als teerkosten (80% aftrekbaar) kunnen aangemerkt worden bonnetjes voor een ‘snelle hap’ zoals McDonalds, Burger King, Pizzahut en KFC. Door drukte op het werk en deadlines heeft de ondernemer soms geen tijd om zelf voor eten te zorgen en is men genoodzaakt een snelle hap te nemen. Dergelijke kosten mag de onderneming voor haar rekening nemen. Ook hierop dient wel de bijtelling maaltijden toegepast te worden.

Het is aan te bevelen telefoonrekeningen (privé, mobiel en zakelijk) door de vennootschap te laten betalen en/of vergoeden. Dat geldt ook voor prepay telefoontoestellen. Per aansluiting dient maandelijks ANG 40 bij het belastbare loon geteld te worden als fiscale bijtelling telefoon. Het nettoloon zal hierdoor enkele guldens per maand afnemen (afhankelijk van in welke belastingschijf men zit), echter de telefoonkosten zullen in de meeste gevallen meer bedragen. En in het geval dat de fiscale bijtelling telefoon wordt toegepast, mag de vennootschap ook de kosten van aanschaf van een nieuwe telefoon voor haar rekening nemen.

Fiscale bijtellingen bepaald door de belastingdienst

• Bedrijfstelefoon en/of vergoeding van telefoonkosten: ANG 40 p/m
• Internet vergoeding: ANG 50 p/m (tenzij eigen bijdrage meer bedraagt dan ANG 50 p/m)
• Bedrijfsauto: per jaar 15% van nieuwwaarde/cataloguswaarde incl. OB
• Maaltijden: ANG 2,50 voor een ontbijt/koude maaltijd en ANG 5,00 voor warme maaltijd

Fiscale bijtelling vrij wonen

Een gunstige fiscale regeling is de fiscale bijtelling vrij wonen ten behoeve van de DGA en/of werknemers. Deze fiscale bijtelling is van toepassing als door de onderneming een privéwoning aan de werknemer beschikbaar wordt gesteld.

In geval dat u gratis een woonhuis ter beschikking stelt aan uw werknemer, wordt de huurwaarde van het woonhuis als loon van de werknemer beschouwd. De huurwaarde van een woning welke als hoofdverblijf ter beschikking staat, wordt voor de toepassing van deze regeling gesteld op 8% van 60% van de waarde in het economisch verkeer van de woning. Onder waarde in het economisch verkeer wordt in dit verband verstaan de vrije verkoopwaarde. Deze berekeningsmethode is van toepassing op bedrijfswoningen.

Indien er sprake is van een huurwoning dient bij het bepalen van de bijtelling niet de volledige huur bij het loon geteld te worden maar slechts 57.6% (144 maal de maandhuur maal 4.8%). In sommige gevallen wordt zelfs 48% toegepast (120 maal de maandhuur maal 4.8%). Voor toepassing van de 48% is het aan te raden vooraf een beschikking bij de Belastingdienst aan te vragen.

Deze gunstige manier van bijtelling bepalen is mogelijk indien aan de volgende twee eisen wordt voldaan:

1. Het huurcontract staat op naam van de werkgever en
2. De huursom wordt door de werkgever rechtstreeks voldaan aan de verhuurder

Voorbeeld: de huur bedraagt ANG 2.000 per maand. Bij het salaris van de werknemer dient 57.6% zijnde ANG 1.152 per maand als bijtelling vrij wonen bijgeteld te worden. Stel dat deze werknemer in de 40% belastingschijf zit, dan gaat deze ongeveer ANG 460 per maand minder nettoloon ontvangen. Daarentegen hoeft deze werknemer privé vanuit het nettoloon de huur van ANG 2.000 per maand niet meer te betalen. Per saldo geniet deze werknemer een nettoloon voordeel van ANG 1.540 per maand (2.000 -/- 460). De volledige huur van ANG 2.000 per maand kan in dergelijke gevallen wel voor de volle 100% aangemerkt worden als bedrijfskosten en verlaagt dus het resultaat van de onderneming van de werkgever.

Vergoeding van elektra en water betreffen overigens wel 100% loon. Met het oog op het feit dat dergelijke kosten iedere maand andere bedragen kunnen zijn, is het handiger om in dit geval een vaste belaste vergoeding hiervoor vast te stellen en te verwerken in de payroll. Daarnaast dient de werknemer dan privé de werkelijke kosten te betalen.