CPC
Over Caribbean Payroll Company (CPC)
Caribbean Payroll Company (CPC) is actief op de Caribische eilanden sinds 2008 en heeft kantoren op Curaçao en St. Maarten. CPC is gespecialiseerd in het verwerken van salarisadministraties (payrolls) en aanverwante HRM-advisering. Core business is het verwerken van salarisadministraties voor haar klanten. Momenteel verwerkt CPC voor ongeveer 300 klanten circa 8000 loonstroken per maand.
CPC biedt een breed pakket van diensten aan, waaronder:
- Salarisverwerking
- Arbeidsrechtelijke ondersteuning
- Begeleiding van BAB controles
- Periodieke aangiftes opstellen en indienen
Het probleem: te hoge tijdsbesteding aan het verwerken van de payrolls
Het probleem waar CPC tijdens haar groei al snel tegenaan liep was payroll software, die erg arbeidsintensief was en het maken van fouten mogelijk maakte. Een gevolg daarvan is een hoge tijdsbesteding door de CPC-medewerkers aan het verwerken van de payrolls. En het gevolg van fouten maken in loonberekeningen spreekt voor zich en wekt irritatie op bij werkgevers en werknemers.
De oplossing: switch naar Celery software
De oplossing voor CPC was uiteindelijk de overstap maken naar Celery. Veel tijdrovende payroll klussen zoals werknemers aanmaken, mutaties verwerken, documenten genereren, SVB-formulieren schrijven etc. zijn maandelijks terugkerende processen waarbij Celery heeft nagedacht hoe deze zo snel en efficiënt mogelijk verwerkt kunnen worden zonder het maken van fouten.
De vraag die Celery zich bij de ontwikkeling heeft afgevraagd is ‘Waarom moet iets wat je iedere maand doet, iedere maand weer zoveel tijd in beslag nemen?’. Het zou een druk op de knop moeten zijn, en met die gedachte zijn de ontwikkelaars van Celery aan de slag gegaan.
Terugkomend op de hierboven genoemde tijdrovende klussen:
Werknemer aanmaken – het aanmaken van werknemers gebeurt in Celery door het doorlopen van een stappenschema waarbij niets vergeten kan worden. Ook kunnen nieuwe werknemers aan de hand van een Excel document geïmporteerd worden.
Mutaties verwerken – Celery heeft een zeer overzichtelijk scherm met daarin alle werknemers en kolommen om de mutaties in te voeren. Er hoeft dus niet steeds van werknemer gewisseld te worden, om de mutaties in te voeren. Maar nog makkelijker is de standaardoptie om de periodieke mutaties te importeren uit een Excel of CSV-bestand. Dat kan zelfs een export zijn met gewerkte uren en overuren uit bijvoorbeeld urenregistratie software.
Documenten generen – dat kan heel veel tijd in beslag nemen. En dan ben je eindelijk klaar, word je verzocht om toch nog wat overuurtjes toe te voegen. Kan je weer opnieuw beginnen. In Celery kies je echter eenmalig welke documenten je iedere maand nodig hebt, en enkele seconden nadat je de pay run hebt afgesloten, staan deze documenten gereed in de Documenten folder.
SVB-formulieren – SVB-mutaties verzamelen en formulieren handmatig schrijven neemt veel tijd in beslag. En er kunnen mutaties vergeten worden. In Celery zit een standaardrapport waarin maandelijks alle SVB-mutaties terechtkomen. En SVB heeft goedkeuring gegeven om dat rapport te printen, te ondertekenen en bij de SVB in te dienen.
Het resultaat: meer tijd en minder fouten
Het resultaat is dat CPC-medewerkers veel minder tijd besteden aan hun payrolls, met als gevolg dat CPC nog verder is gegroeid zonder nieuwe CPC-medewerkers te moeten aannemen. Ook het feit dat de payrolls minder tot geen fouten bevatten, geeft grote rust bij haar klanten/werkgevers en de werknemers. Ook geeft CPC aan dat haar klanten erg blij zijn met Celery en hun online toegang tot hun salarisadministratie en payroll documenten.
